Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai dokumen aktif dan dokumen inaktif (Deserno dan Kynaston, 2005).




Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.
Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang sudah pension, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.
Dari penjelasan di atas, dokumen atau arsip tidak hanya terbatas pada satu klasifikasi saja, namun dapat berubah status sesuai dengan perjalanan waktu dan nilai dokumen itu sendiri bagi organisasi pemakainya. Perubahan status tersebut akan bergerak mundur, tidak dalam arah yang sebaliknya. Misalnya, dokumen aktif akan berubah menjadi inaktif jika semakin jarang dipakai dalam operasional perusahaan. Sebaliknya, dokumen jangka panjang tidak akan mungkin beruah menjadi dokumen aktif lagi, kecuali ada pemeriksaan atau hal yang lain.

Sumber Pustaka:
Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga
Deserno, I. dan Kynaston, D. 2005. A Records Management Program that Works for Archives. The Information Management Journal. May/June. Hal. 60-63

Related : Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif

0 Response to " Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif "

Post a Comment

Komentar, Kritik & Saran dapat Ditulis Disini..