Perbedaan Dokumen dan Arsip

Menurut The Georgia Archives (2004), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.

Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Dserno dan Kynaston (2005) sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Kenedy dan Schauder (1998) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas:
Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut.
Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan lambing organisasi) dan logis (logika dibalik pembuatan tersebut), dari suatu arsip. Misalnya, struktur surat akan terdiri dari header (nama pengirim, tanggal, judul surat, dan penerima), tuguh surat (isi dari maksud dibuatnya surat), dan otentifikasi (tanda tangan pembuat surat).
Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.

Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga

Related : Perbedaan Dokumen dan Arsip

0 Response to " Perbedaan Dokumen dan Arsip "

Post a Comment

Komentar, Kritik & Saran dapat Ditulis Disini..