Sistem Penyimpanan Arsip

Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan (Basuki, 2003):

Sistem Hastawi (Manual)
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup:
a.      Pemakaian buku agenda yang mencatat dikumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
b.    Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan.
c.    Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kertu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
d.    Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan: (1) perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunanya, (2) penggunaan barcode untuk melacak dokumen, (3) perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi, (4) dengan menggunakan sensor, perekan dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karema sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai.

Sistem Barcoding
Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Berikut ini adalah contoh sebuah sandi balok atau barcode.
Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih actual

Sumber Pustaka:
Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga
Basuki, S. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka Utama

Related : Sistem Penyimpanan Arsip

0 Response to " Sistem Penyimpanan Arsip "

Post a Comment

Komentar, Kritik & Saran dapat Ditulis Disini..